A gestão de processos judiciais parece ser tarefa fácil no início de carreira de qualquer advogado. 

Mas com o passar do tempo e aumento da demanda, ela passa a ser um desafio diário, devido a atenção aos detalhes, organização e conhecimento técnico. Sobretudo naqueles casos de advogados e escritórios que lidam com um número significativo de ações.

Assim, o crescimento do volume de processos, combinado com as exigências de prazos e atendimento ao cliente, torna indispensável o uso de estratégias (e ferramentas) que facilitem o trabalho. 

Ou seja, sem um sistema eficiente, o risco de perder prazos ou cometer erros aumenta exponencialmente para qualquer advogado. Seja autônomo, ou pertencente a uma grande engrenagem de um escritório bem estruturado. 

Neste artigo, vamos abordar como advogados e equipes jurídicas podem consultar, controlar e gerenciar processos judiciais de forma prática. 

E para quem ficar até o final do artigo, uma dica de ouro sobre softwares de gestão, com destaque, claro, para a ferramenta JusProcessos, da Jusfy.

Como consultar processos judiciais

A consulta processual é o ponto de partida para o acompanhamento de qualquer ação judicial. Esse trâmite envolve acessar informações sobre prazos, decisões, intimações e movimentações relacionadas aos processos de interesse.

No Brasil, as consultas podem ser realizadas nos sites dos tribunais, sendo que cada tribunal possui uma plataforma própria, como por exemplo o PJe, utilizado por diversas regiões, e o e-SAJ, já um “velho” conhecido dos advogados.

Mas o acesso às informações pode variar conforme o tribunal e isso acaba exigindo que os advogados estejam familiarizados com as particularidades de cada ferramenta de consulta. 

Além disso, existem ferramentas que permitem a consulta integrada de processos em diferentes tribunais. 

Elas são ideais para escritórios que atuam em várias localidades ou possuem uma carteira extensa de clientes. São plataformas que centralizam informações e economizam tempo, evitando a necessidade de acessar cada tribunal individualmente.

Até porque, para maximizar a eficiência, se faz necessário criar uma rotina diária de consultas. O que exige que o advogado separe um horário no início ou no final do expediente para verificar os andamentos processuais e organizar suas próximas ações. 

Até porque, no dia a dia, o advogado se vê na necessidade de realizar buscas que priorizem processos com prazos iminentes ou decisões importantes.

A consulta processual tem papel fundamental também na relação do advogado com o cliente, já que nela, por vezes, se baseia a comunicação com o mesmo. 

No dia a dia, informar sobre atualizações relevantes nos casos fortalece a relação de confiança e demonstra compromisso com o andamento das ações.

Controle de processos judiciais

Gerenciar processos de forma eficaz começa com um bom sistema de controle. Isso significa não apenas acompanhar os prazos, mas também organizar informações importantes de forma acessível.

Para escritórios maiores, onde vários advogados atuam em diferentes casos, é fundamental centralizar o controle. 

Assim, é comum que esses escritórios recorram a tabelas ou softwares que permitam registrar detalhes como prazos, movimentações e status dos processos. 

Outra estratégia recorrente é a delegação de responsabilidades. Cada membro da equipe jurídica deve estar ciente das ações sob sua gestão, garantindo que nada seja negligenciado. 

Equipes organizadas costumam ter um fluxo de trabalho mais tranquilo e menos propenso a erros. 

Adotar notificações automáticas também é uma prática que pode ajudar a não perder prazos. 

Alguns softwares permitem essa personalização, mas caso o advogado ou escritório não disponha desse recurso, é possível adicionar os prazos manualmente a agendas online, como Google Agenda, por exemplo.

Isso ajuda a lembrar de prazos importantes e diminui a dependência de controles manuais, que são mais sujeitos a falhas humanas. 

Mas talvez o mais importante de tudo seja lembrar que o controle de processos não se limita ao acompanhamento do andamento judicial. 

Ele também abrange o arquivamento adequado de documentos e a atualização constante das informações compartilhadas com os clientes. 

Uma boa organização documental, seja física ou digital, reduz o tempo gasto na busca por informações e aumenta a eficiência da equipe.

Como gerenciar processos judiciais

O gerenciamento eficaz de processos judiciais requer planejamento e estratégias claras. A divisão dos processos por áreas do Direito, fases processuais ou até por tipo de cliente é uma maneira de organizar melhor as tarefas.

Além disso, priorizar processos que envolvam prazos mais curtos ou questões urgentes é fundamental.

A categorização ajuda a direcionar a atenção para as demandas mais importantes, evitando atrasos ou imprevistos. Uma forma eficiente de se fazer isso é adotar a matriz de priorização, que classifica os processos por urgência e importância.

Como já vimos, estabelecer um canal de comunicação aberto com os clientes também faz parte de um gerenciamento eficiente de processos. Muitos problemas podem ser evitados quando há transparência sobre o andamento das ações. 

Isso abrange o envio regular de relatórios personalizados, com informações detalhadas sobre o caso.

Outro ponto de relevância é a revisão periódica dos processos. Realizar auditorias internas garante que nada seja esquecido e que as estratégias jurídicas estejam alinhadas com os objetivos de cada caso. 

Apesar de parecer drástica, essa prática também permite identificar possíveis falhas no fluxo de trabalho e implementar melhorias.

Além disso, a automação de tarefas administrativas, como geração de relatórios ou envio de notificações, poupa tempo e permite que os advogados foquem em atividades mais estratégicas. 

E é sobre isso que veremos a seguir

Software de gestão de processos judiciais

Que a tecnologia tem revolucionado a forma como os advogados vivem o Direito no dia a dia, não é novidade pra ninguém. E, claro, isso afeta também a forma como eles gerenciam seus processos. 

Softwares de gestão judicial oferecem funcionalidades que automatizam tarefas, centralizam informações e aumentam a produtividade das equipes.

E um dos principais sistemas de gestão de processos do mercado é JusProcessos, uma das novidades da Jusfy, desenvolvida e colocada à disposição dos assinantes em 2024. 

A JusProcessos é uma ferramenta que foi pensada especialmente para advogados que lidam com um grande volume de ações e buscam eficiência, rapidez e fluidez no acompanhamento processual.

Com a JusProcessos, é possível:

• Consultar processos de diversos tribunais em uma única plataforma.
• Receber notificações automáticas sobre movimentações processuais.
• Criar relatórios personalizados para análise e compartilhamento com clientes.
• Organizar e categorizar processos de maneira intuitiva.

Ou seja, tudo que a gente mencionou neste artigo como essencial para uma gestão processual eficiente e sem dores de cabeça.

Outro diferencial da ferramenta é a possibilidade de integração com outros sistemas. Isso permite que advogados acessem dados importantes sem precisar navegar por várias plataformas diferentes. 

Por exemplo, a integração com sistemas de tribunais e cartórios simplifica o acesso às informações e reduz a duplicidade de tarefas.

Além disso, o painel de controle da JusProcessos oferece uma visão geral de todos os processos em andamento. 

Com isso, o advogado tem acesso rápido e direto a informações relevantes, economizando tempo e reduzindo a chance de erros. 

A ferramenta também conta com uma interface amigável, que facilita o uso até mesmo por profissionais menos familiarizados com tecnologia (quem já é assinante Jusfy, sabe do que estamos falando, quando o assunto é interface amigável).

Outra funcionalidade essencial é o uso de inteligência artificial para antecipar prazos e sugerir ações preventivas. A IA da Jusfy ajuda a identificar possíveis gargalos ou processos que necessitam de atenção imediata, otimizando ainda mais a gestão.

Descubra como a JusProcessos pode ser a chave para transformar a gestão processual do seu escritório, simplificando e agilizando o acompanhamento de grandes volumes de ações.